Vizyon Üzerine...

Vizyon kelimesi iş dünyasında son yılların en çok kullanılan kelimelerinden olmasına karşın, vizyon kelimesinin kapsamı, anlamı ve neler içerdiği konusunda ortak bir tanım bulmak oldukça güçtür. Bu nedenle birçok gelişim çalışmasının ana unsurlarından biri olacak vizyon konusunda başlangıçta anlayış birliği sağlamak önem taşımaktadır.

Deneyimlerimiz ışığında, kurumsal bir fayda sağlaması için vizyon, kurumsal ideoloji ve geleceği şekillendiren hedeflerin dengeli bir bileşeni olarak tanımlanmalıdır.

Kurum vizyonu ancak yukarıda özetlenen kapsamda oluşturulduğunda kurumun gelişimine gerçek bir katma değer getirmektedir. Bu kapsamdaki bir vizyon bir yandan kurumun hiç vazgeçmeyeceği değer ve ilkeler çerçevesini ortaya koyarken diğer taraftan kurum ortakları ve çalışanlarının önüne açık ve heyecan verici hedefler koymaktadır.

Böylelikle kurum vizyonu duvarları süsleyen ağdalı cümleler olmaktan çıkıp, kurumu ortak değerler ve hedefler doğrultusunda haraket etmeye yönlendiren etkin bir yönetim aracı konumuna gelecektir.

Vizyon Oluşturma Yaklaşımımız 

Bu bölümde daha önce açıklanan vizyon tanımına uygun geliştirme yaklaşımımız özetlenmektedir. Bu yaklaşım çalışmalarda temel alınacak dönüm noktalarını belirlemektedir.  Kurumsal ideoloji, kurumun var olma nedeni ve değerleri, kurumun derinden benimsemiş olduğu, sektörel gelişimler ve değişimlerden etkilenmeyecek, zamana ve şartlara göre değişmeyecek unsurlardır. Bunların yanısıra kurum ideolojisi o kurumu diğer kurumlardan temel unsurlarda ayrıştıran, kuruma ayrıcalık ve özellik katan bir yapı oluşturmalıdır.

Bu nedenle kurum ideolojisini oluşturacak unsurlar kurum içinde halen var olan yaklaşımlarda aranmalıdır. Kurum ideolojisi ile ilgili çalışmalar yeniden yaratmak anlamında değil, yaşananın keşfedilerek ve genişletilerek tanımlanması odaklı olmalıdır.

Geleceğin şekillendirilmesi aşamasında zorlayıcı, heyecan veren ve ulaşılabilir hedeflerin belirlenmesi ve hedeflerin gerçekleşmesi halindeki sonuçların resmedilebilmesi gerekmektedir. Bu aşamada kurumun kapasitesinin, yetkinliklerinin, rakiplerin, sektörün durumunun ve potansiyelinin doğru tanımlanması esastır.

Temel değerlerin tanımlanması nasıl bir keşfetme süreci ise geleceğin şekillendirilmesi de yaratma sürecidir.

Mobilizasyon: Bu aşama proje ekibinin oluşturulduğu, proje planının detaylandırılıp kesinleştirildiği ve proje tanıtımının kuruma yapıldığı (kickoff) aşamadır. Proje ekibinin kullanacağı proje standartları ile proje ofisinin hazırlanmasının gerçekleştirildiği mobilizasyon adımı bir hafta sürmektedir.

Kurumsal İdeoloji : Kurumun varlık nedeni ve değerlerinden oluşan ideolojinin ortaya çıkarılmasına, kurum çalışanlarının değerlerinin irdelenmesi ile başlanır.  Proje ekibinin hazırlayacağı değerler anketi kurumun farklı iş üniteleri ile iş yerleri dengesi gözetilerek seçilmiş gruplara gönderilir. Anket sonuçları proje ekibi tarafından değerlendirilerek kurum değerleri için bir taslak oluşturulur. İdeoloji Çalıştayı adını verdiğimiz paralel çalışmalarda 8-12 kişilik çalışma grupları proje ekibinin yönlendirmesi ile 4-5 saatlik bir çalışma gerçekleştirirler. Bu çalışmanın ilk bir saatlik bölümünde proje ekibi, oluşturulması hedeflenen kavramlar üzerine örneklere dayalı bir eğitim sağlar, anket çalışmasının sonuçlarını çalışma gruplarına sunar. Çalıştayın geri kalan bölümünde çalışma grubu kurumun varlık nedeni ve değerleri üzerinde anlaşma sağlar.

Proje ekibi her çalıştayın sonuçlarını birleştirir; önemli farkların olması durumunda çalışma gruplarından seçilecek temsilciler ile farklılıklar giderilerek kurum ideolojisi belirlenir.

Gelecek söylemi oluşturma ile ilgili çalışmalar kurumun güncel hedef ve stratejilerinin incelenmesi ile başlamaktadır. Proje ekibi bu konuda daha önce yapılmış çalışmalar ile hedef ve bütçe bilgilerini iş üniteleri bazında inceler. Bu, proje ekibinin, kurumun bugün içinde bulunduğu durum hakkında güncellenmesini sağlar.  Daha sonra proje ekibi, şirket ortakları ve üst yöneticilerinin kurumun geleceği ile ilgili beklenti ve görüşlerini karşılıklı görüşmeler ile alır.

Bu iki adım proje ekibine gelecek çalıştayları için girdi sağlamaktadır. Gelecek çalıştayı adını verdiğimiz çalışmalar, her biri üç saat sürecek bir dizi çalışmadır. Bu çalışmaların ilk bölümünde proje ekibi kurum üst yöneticilerinden oluşan 6-8 kişilik çalışma grubunu eğitir ve önceki çalışmalardan elde edilen bulguları sunar. Çalıştayın kalan bölümünde, geleceği şekillendirecek hedefler üzerinde anlaşma sağlanır.  Uygulama planı adımı kurum vizyonunun iletişim ve entegrasyon planlarının hazırlanması çalışmalarını içermektedir. İletişim planı, kurum vizyonunun kurum içine ve dışına hangi araç ve yöntemler ile aktarılacağının kararlaştırılması ve uygulama planının hazırlanmasını kapsamaktadır. Bu aşamada proje ekibi kurumun halkla ilişkiler, reklam, insan kaynakları ve (halka açıksa) yatırımcı ilişkileri bölümleri ile birlikte çalışır.

Entegrasyon planı adını verdiğimiz çalışmalar özellikle kurum değerlerinin günlük hayatta çalışanlara yön verecek düzeyde bilinir ve uygulanabilir olmasını sağlayacak planlamalardır. Örneğin kurum değerlerinin kurumun insan kaynakları sistemlerine (işe alma, performans yönetimi, vb) nasıl entegre edileceği, “Valuebase” adını verdiğimiz ve değerler ile ilgili açıklama ve yaşanmış vakaların yer alacağı bilgi bankasının içeriğinin ne olacağı, her değerin sponsorluğunun kimler tarafından üstlenileceği gibi konular entegrasyon planının parçalarını oluşturmaktadır